Logística Operacional - Processos Armazém

De forma a simplificar a enumeração de processos existentes num armazém, estes agrupam-se em quatro tarefas principais: Recepção, Armazenagem, Picking (preparação de pedidos) e Expedição. Tudo o que se faz dentro de um armazém pode facilmente resumir-se nestas quatro palavras. Quatro operações, quatro processos, quatro conceitos distintos. No entanto seria um erro analisar cada um deles individualmente, pois se há área em que a palavra sistémico tem realmente aplicabilidade essa área é sem dúvida a logística. Ou seja, nenhum dos processos pode ser abordado sem ter em conta os demais, pois uma alteração em um deles provoca irremediavelmente efeitos em todos os outros.

Começar-se-á portanto, por dar importância aos processos de recepção e expedição. Ao falar em recepção e expedição importa reter um conceito: a taxa de despacho, ou seja, a taxa (horária por exemplo) á qual o sistema recebe (recepção) e acondiciona (armazenamento), bem como expede (expedição) materiais. Logo aqui se pode ver a ligação sistémica dos processos, no entanto importa ressalvar que a taxa de despacho na expedição depende muito da velocidade de preparação das encomendas, ou seja, o picking. É facilmente perceptível, salvo raras excepções que a taxa de despacho varía ao longo do dia, e isso pode conduzir a múltiplos cenários, ou seja, existe alturas em que só se recebe mercadorias, alturas em que só se expede e alturas em que se expede e recebe (ciclos combinados), no entanto, com quantidades e fluxos certamente diferentes. Logo aqui se percebe a importância de projectar estes dois processos de forma integrada uma vez que se pode cair no erro de a taxa de despacho ser demasiado baixa e assim corre-se o risco de não se conseguir dar resposta a todas as operações. Vamos então perceber melhor o que é isto da taxa de despacho:

Taxa de despacho de recepção (actividades)

1.      Recolher a carga no cais (10 seg.)

2.      Transportar a carga até local de armazenamento (45 seg.)

3.      Alocar a carga (25 seg.)

4.      Regressar ao cais (45 seg.)

Taxa de despacho de expedição (actividades)

1.      Retirar a carga da estanteria (25 seg.)

2.      Transportar a carga até ao cais (45 seg.)

3.      Acondicionar a carga no camião (30 seg.)

4.      Regressar á zona de armazenamento (45 seg.)

NOTA: os tempos considerados foram arbitrados.

A taxa de despacho resulta então da soma dos tempos de cada um destes elementos. No exemplo acima é a taxa de despacho de recepção é de 28.8 unidades por hora, e a taxa de despacho de expedição ronda as 24.83 unidades por hora. Ou seja, seria preciso aproximadamente 1 hora e 23 minutos para descarregar um camião de 40 paletes e 1 hora e 36 minutos para o carregar. Contas feitas, carregar e descarregar um camião demoraria aproximadamente 2 horas e 59 minutos. No entanto é facilmente perceptível que em cada duas viagens um delas é feita em vazio, ou seja, o operador não transporta nada. Com os dois processos integrados esta questão não se levantaria pois ao mesmo tempo que um operador tivesse a realizar uma operação de recepção podia também fazer uma expedição e com isto poupava 80 viagens em vazio, ou seja, nada mais nada menos que uma hora. Com uma simples mudança poderíamos ver a taxa de despacho do sistema (recepção e expedição) e passar para umas impressionantes 40 unidades por hora!!! Este tipo de operações é normalmente apelidado de ciclo combinado. É claro que na realidade as operações não são assim tão lineares mas é facilmente perceptível que se houver integração destes dois processos podem-se reduzir em muito os tempos de movimentação e assim aumentar a taxa de despacho. Convém então perceber alguns dos factores que podem influenciar negativamente a taxa de despacho:

• Tempo desperdiçado na procura do item ou localização de armazenamento (Sistema de Gestão de Armazém)
• Os tempos de cada actividade dependem das variações e motivações dos operadores (Manter colaboradores motivados)
• A execução de ciclos combinados depende dos fluxos de entrada e saída de materiais (Planeamento agregado das operações)
• A taxa de despacho é limitada pelo tipo de sistema de movimentação utilizado (estudar meio de movimentação mais adequado)

Estes são alguns dos factores que podem influenciar negativamente a taxa de despacho, no entanto com algum espírito crítico é perfeitamente possível encontrar soluções que agilizem os processos.

No caso de armazéns automáticos, estes são auxiliados e geridos por terminais informáticos pelo que os ciclos combinados são automaticamente programados. No entanto mesmo em armazéns automáticos há duas variáveis que importa ter em conta na hora de definir taxas de despacho:

• Utilização
• Eficiência

A utilização, como o próprio nome indica é proporção de tempo que o sistema está a ser utilizado comparativamente ao tempo total que está disponível, sendo a eficiência definida como o tempo que o sistema pode operar sem falhar. Em relação á utilização é lógico que esta varia ao longo do dia pelo que o sistema deve ser projectado para operar a um valor médio de 80 a 90%. Se esta percentagem for mais baixa que a apresentada o sistema foi projectado em excesso, se muito alta, o sistema não permite falhas nem horas de pressão. Em relação á eficiência esta pode ser aumentada aproveitando as horas em que o sistema não está em funcionamento para realizar medidas preventivas tais como manutenção e limpeza.

Passando ao processo de armazenagem este pode ser definido como o processo pelo qual os materiais são alocados. É uma boa definição sem ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­dúvida, contudo é deveras incompleta. Existem diversas variáveis a considerar na altura de definir o espaço destinado á armazenagem de materiais. A capacidade de armazenamento por exemplo pode ser traduzida em duas grandezas:

• O volume total disponível
• O número total de compartimentos existentes no sistema

No entanto quer num caso quer no outro a capacidade de armazenamento deve ser maior do que o número máximo de unidades de armazenamento (paletes por exemplo) de forma a possibilitar alguma flexibilidade, ou seja, espaços livres para um mais fácil manuseamento. É importante também que o armazém permita variações na capacidade máxima de armazenamento de forma a evitar situações tão bem conhecidas como por exemplo paletes que se amontoam nos corredores de armazéns.

Outro factor importante é o binómio densidade/acessibilidade. Densidade define-se como volume disponível para armazenamento ao passo que a acessibilidade traduz a capacidade que um armazém oferece de se aceder a qualquer item. É fácil perceber que estes conceitos relacionam-se inversamente, ou seja, quanto maior for a densidade menor será a acessibilidade e vice-versa. A fórmula consiste em projectar um compromisso equilibrado entre a acessibilidade e a densidade de um armazém. No entanto as tendências têm vindo a mudar. Em tempos especialistas pensavam em formas de construir armazéns maiores com altos índices de armazenamento ou seja, elevada densidade. Nos dias que correm a necessidade básica passa pela agilização dos processos, ou seja, armazéns projectados de forma a acelerar ao máximo as operações, privilegiando assim a acessibilidade.

Algo essencial na armazenagem passa por estudar estratégias para definir a localização dos itens no sistema de armazenamento. Existem diversas formas pelo que cada uma delas afecta directamente todas as medidas de desempenho referidas neste ponto. Uma das estratégias passa pelo armazenamento aleatório, ou seja, item armazenado em qualquer localização, normalmente escolhe-se a localização mais próxima. Outra estratégia é o armazenamento dedicado, em que os itens são armazenados em locais específicos no sistema sendo que cada item tem a sua localização assumindo os itens de maior rotação posições privilegiadas. Uma outra estratégia passa pela armazenagem segundo o método ABC, ou seja, a classe de itens com altas taxas de rotação localizam-se perto das zonas de entrada/saída.

A analise ABC utilizando a relação de Pareto ou lei dos 20/80, permite perceber que na maioria dos casos, 20% de um número total de referências corresponde aproximadamente a 80% do total de movimentações do armazém. Os artigos são então classificados segundo três grupos A, B ou C segundo o seu índice de rotatividade onde a classe A representa os itens com maior rotação, a classe B os itens com rotação intermédia e a classe C os itens de baixa rotação. A análise ABC aplicada à movimentação e armazenamento de materiais não é mais do que a fusão do que há de melhor na estratégia de armazenamento aleatória e dedicada, pois dado que são constituídas três classes, sendo que as de maior rotação situam-se mais perto da zona de entrada e saída (estratégia dedicada), no entanto dentro de cada classe o armazenamento é realizado do forma aleatória (estratégia aleatória) de forma a minimizar o espaço requerido para armazenagem.

Falta apenas abordar um processo, o picking. Estudos indicam que 30 a 40% dos custos de um armazém estão relacionados com o picking, ou seja, o processo pelo qual as unidades de carga provenientes dos fornecedores são fraccionadas e adaptadas às necessidades do cliente. De facto é perceptível que este é o processo mais complexo e como tal gerador de maiores custos. É ao mesmo tempo um dos principais responsáveis por fazer baixar a taxa de despacho na expedição, uma vez que muitas organizações ainda utilizam metodologias rudimentares para realizar esta operação.

Uma vez bem implementado é com certeza uma daquelas operações que podem criar diferenciação dentro de uma organização, bem como reduzir significativamente os custos de armazenagem. Importa pois reter alguns pontos que se dizem fulcrais na hora de planear o processo: 

• Percorrer distâncias mais rapidamente
• Percorrer menos distâncias
• Recolher vários pedidos de uma só vez
• Trazer a mercadoria ao operador e não levar o operador á mercadoria
• Se necessário for, elaborar múltiplas zonas de picking
• Atentar ao processo de reposição
• Melhorar processos de identificação e validação (p.e. picking-to-voice)

Em primeiro lugar existe a necessidade de separar os conceitos de picking de baixo nível e picking de alto nível. Quando temos picking de baixo nível, óptimo, isso quer dizer que o número de posições ao nível do solo é menor ou igual ao número total de referências, ou seja, o operador não precisa de se deslocar em altura. Quando existe a necessidade de se realizar picking de alto nível isso traduz um número de posições ao nível do solo inferior ao número total de referências, e quando assim é, existe um problema que é o facto de ser obrigatório realizar o picking em altura. A forma mais fácil de o fazer será utilizando um Order-picker, no entanto este é um equipamento algo caro.

Relativamente a tecnologias estas têm acompanhado e auxiliado o processo de picking. Estanterias dinâmicas associadas á tecnologia pick to light são um método eficaz para realizar preparações de pedidos em que os itens possuem um volume pequeno. Os carrosseis constituem por si só também uma inovação sendo uma prática que permite aumentar em muito a taxa de despacho. Estes podem ser de dois tipos:

• Carrosseis rotativos horizontais
• Carrosseis rotativos verticais

Esta metodologia tem como principal vantagem o facto de o operador não ter que se deslocar sendo o movimento do carrossel controlado electronicamente.

Relativamente aos modelos de picking em que é o operador que se desloca de encontro ao produto este pode ser divido em quatro modalidades:

• Picking por pedido – Cada operador é responsável pela totalidade de itens de uma encomenda, sendo que é realizado um pedido de cada vez.
• Picking múltiplo – O operador é responsável pela totalidade de itens de cada encomenda, no entanto são realizados de forma consolidada, ou seja vários pedidos ao mesmo tempo, sendo posteriormente os itens separados.
• Picking por linha – Dois ou mais operadores, distribuídas por zonas físicas distintas são responsáveis pela realização de um pedido, sendo que um operador separa uma parte do pedido ficando o outro responsável pela outra parte. Posteriormente a encomenda é agregada.
• Picking por zona – Constituem-se duas ou mais zonas de picking, sendo que um operador é responsável por realizar os pedidos de 1 até n e outro de n+1 até m.

Com isto pretende-se demonstrar a variedade de possibilidades a projectar na altura de implementar o processo de picking. É possível observar mais uma vez a relação sistémica com os outros processos, uma vez que a velocidade de picking depende directamente da forma como são armazenados os materiais, e a taxa de despacho é também directamente afectada pela capacidade de resposta dos operadores de picking.